Thay hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử: Có 24 tháng để chuyển tiếp

Mặc dù Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1/11/2018, nhưng để tạo thuận lợi cho việc chuyển đổi từ hóa đơn (HĐ) giấy truyền thống sang HĐĐT, cơ quan quản lý đưa ra thời hạn 24 tháng (từ ngày 1/11/2018 đến ngày 1/11/2020) để các doanh nghiệp (DN) chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất và con người.

Việc chuyển đổi từ HĐ giấy truyền thống sang HĐĐT, cơ quan quản lý đưa ra thời hạn 24 tháng

Nghị định cũ vẫn có hiệu lực đến 30/10/2020

Theo đó, trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Trường hợp DN, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành HĐĐT không có mã của cơ quan thuế (CQT) hoặc đã đăng ký áp dụng HĐĐT có mã của CQT trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng HĐĐT đang sử dụng kể từ ngày 1/11/2018. DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành HĐ đặt in, HĐ tự in, hoặc đã mua HĐ của CQT để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng HĐ đặt in, HĐ tự in, HĐ đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và vẫn phải thực hiện các thủ tục về HĐ theo quy định tại các Nghị định: Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp CQT thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng HĐĐT có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng HĐ giấy theo các hình thức đặt in, tự in thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu HĐ đến CQT cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. 

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng phiếu thu tiền và chuyển đổi dần sang áp dụng HĐĐT (hoặc phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng HĐĐT

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rất rõ về đối tượng, nguyên tắc lập quản lý và sử dụng HĐĐT. Theo đó, đối tượng áp dụng là các tổ chức, DN, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ; tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT; các cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng HĐ. 

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập HĐĐT có mã của CQT hoặc HĐĐT không có mã của CQT để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà CQT quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng HĐĐT trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này.

 Dữ liệu HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc cấp mã của CQT trên HĐĐT dựa trên thông tin của DN, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên HĐ. DN, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên HĐ.

HĐĐT có mã của CQT là HĐĐT được CQT cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. HĐĐT không có mã của CQT là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của CQT. HĐĐT có mã của CQT và HĐĐT không có mã của CQT bao gồm cả trường hợp HĐ được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.