Sở TN-MT đôn đốc, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ khi có đề nghị của quận, huyện, thị xã; liên hệ với Bộ TN-MT để được cấp số liệu phôi GCN đã cấp về thành phố Hà Nội (bao gồm cả tỉnh Hà Tây trước đây, Hà Nội cũ và huyện Mê Linh) và cung cấp số liệu cho các quận, huyện, thị xã phục vụ việc thanh tra.

Trước đó, tháng 8/2011, cơ quan thanh tra đã phát hiện thị xã Sơn Tây làm thất lạc khoảng 400 phôi sổ đỏ. Vụ việc đã được các cơ quan chức năng vào cuộc điều tra, làm rõ những sai phạm của từng cá nhân, tập thể liên quan. Theo đó, thị xã Sơn Tây phải công bố số sêri của từng phôi bị mất để tránh các đối tượng xấu có thể sử dụng phôi thật làm sổ đỏ giả đem đi lừa đảo.

Sở Tài nguyên và Môi trường TP Hà Nội đã nhiều lần yêu cầu các địa phương báo cáo tình hình quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận, cụ thể sêri giấy đã mua, sêri đã sử dụng cấp giấy và sêri giấy hỏng nhưng hầu hết các quận, huyện không thực hiện chặt chẽ.